Ratgeber
Praxiswissen, das Entscheidungen leichter macht
Hier erklären wir die Themen, zu denen uns Kunden am häufigsten Fragen stellen. Verständlich, ehrlich und ohne Verkaufssprache. Die Beiträge entstehen mit KI-Unterstützung. Redaktionell verantwortlich: Luis Waidmann, B.Sc. Wirtschaftsinformatik · Digitale Transformation.
Neu im Ratgeber
Firmen-Copilot: KI-Assistent für Firmenwissen
Wie ein Firmen-Copilot Unternehmensdokumente durchsuchbar macht, für welche Betriebe sich das lohnt, wie die Einführung abläuft und was sie kostet.
Rechnungseingang digitalisieren: Ablauf, Kosten
Wie Betriebe den digitalen Rechnungseingang einführen, was sich im Alltag ändert, was die Umstellung kostet und wann sie sich noch nicht lohnt.
Serverraum für KMU: Anforderungen, Kosten
Welche Anforderungen ein Serverraum erfüllen muss, wann sich ein Raum-im-Raum-System lohnt und was Umbau oder Fertiglösung realistisch kosten.
BDE einführen: Ablauf, Nutzen, Kosten
Wie die Einführung von Betriebsdatenerfassung (BDE) in Produktion und Handwerk abläuft, was sie für die Nachkalkulation bringt und was sie kostet.
ERP & Warenwirtschaft
Warenwirtschaft oder ERP: Unterschied, Kosten
Wo der Unterschied zwischen Warenwirtschaft und ERP liegt, wann eine reine Warenwirtschaft reicht und wann sich der Schritt zum vollständigen ERP lohnt.
ERP-Einführung im Mittelstand: Ablauf, Phasen, Kosten
Wie eine ERP-Einführung im Mittelstand Phase für Phase abläuft, was sie realistisch kostet und woran Projekte in der Praxis am häufigsten scheitern.
ERP-System wechseln: Anzeichen, Ablauf, Kosten
Woran Sie erkennen, dass Ihre Warenwirtschaft an ihre Grenzen stößt, wie ein ERP-Wechsel abläuft und wann sich der Aufwand nicht lohnt.
eEvolution vs. SAP Business One: ERP-Vergleich für den Mittelstand
Beide vollwertige ERP-Systeme, aber für verschiedene Betriebe gebaut. Was die Systeme trennt, für wen welches passt und wie die Entscheidung strukturiert getroffen wird.
Sage 100 vs. DATEV: Was Unternehmen und Steuerberater wissen müssen
DATEV ist kein ERP, sondern ein Steuerberater-Werkzeug. Wann Sage 100 als eigenes System sinnvoll ist und wie beide reibungslos über die DATEV-Schnittstelle zusammenarbeiten.
ERP-Beratung im Mittelstand: Was sie leistet, was sie kostet
Wann KMU externe ERP-Beratung brauchen, was gute IT-Berater leisten und wie Sie verlässliche Partner von reinen Systemverkäufern unterscheiden.
Zeiterfassung & Lohn
BDE einführen: Ablauf, Nutzen, Kosten
Wie die Einführung von Betriebsdatenerfassung (BDE) in Produktion und Handwerk abläuft, was sie für die Nachkalkulation bringt und was sie kostet.
PZE-Software auswählen: Kriterien, Kosten
Worauf es bei der Auswahl von PZE-Software wirklich ankommt: Kriterien, Erfassungswege, Anbindung an Lohnabrechnung, Kosten und typische Fehler.
Zeiterfassungssystem einführen: Ablauf, Kosten, Stolpersteine
Wie die Einführung einer digitalen Zeiterfassung im Mittelstand abläuft, was sie kostet und welche Stolpersteine sich mit einem Pilotbereich vermeiden lassen.
Lohnabrechnung digitalisieren: So gelingt KMU der Schritt
Wie kleine und mittlere Unternehmen Zeiterfassung und Lohnabrechnung als durchgängigen Datenfluss einrichten, manuelle Übertragungsarbeit eliminieren und was das kostet.
Zeiterfassungspflicht: Was Unternehmen jetzt müssen
Seit dem BAG-Beschluss ist Arbeitszeiterfassung Pflicht, die Form ist noch offen. Was erfasst werden muss und wie Betriebe pragmatisch umsetzen.
PZE vs. BDE: Der Unterschied einfach erklärt
Personalzeiterfassung beantwortet, wer wann gearbeitet hat. Betriebsdatenerfassung, woran gearbeitet wurde. Was beide leisten und wie sie zusammenspielen.
Dokumentenmanagement
Rechnungseingang digitalisieren: Ablauf, Kosten
Wie Betriebe den digitalen Rechnungseingang einführen, was sich im Alltag ändert, was die Umstellung kostet und wann sie sich noch nicht lohnt.
Elektronische Personalakte: Ablauf, Kosten
Was in eine elektronische Personalakte gehört, wie Zugriffsrechte und Datenschutz geregelt werden, wie die Einführung abläuft und was sie kostet.
E-Rechnungspflicht für Unternehmen: Was ab wann gilt
Ab wann E-Rechnungen für B2B-Geschäfte in Deutschland Pflicht sind, was das für Empfang und Versand bedeutet und wie sich Betriebe technisch vorbereiten.
Papierloses Büro: So gelingt die Umstellung
Realistischer Ablauf für die Umstellung auf ein papierloses Büro im Mittelstand, technische Voraussetzungen, Kostenrahmen und wann sich der Aufwand nicht lohnt.
GoBD-konforme Archivierung: Anleitung für KMU
Ein Dateiserver ist kein Archiv: was Unveränderbarkeit, Fristen und Verfahrensdokumentation bedeuten und wie die Umsetzung pragmatisch gelingt.
DMS-Einführung: Ablauf, Dauer, Kosten
Mit dem Rechnungseingang starten, in Wochen produktiv sein, dann ausbauen. Der bewährte Ablauf, realistische Zeitpläne und die häufigsten Fehler.
ELO vs. DocuWare: Der DMS-Vergleich für den Mittelstand
Beide ausgereift, trotzdem verschieden: die Kriterien, an denen die DMS-Entscheidung wirklich fällt, transparent eingeordnet aus der täglichen DMS-Praxis.
IT-Support & Managed Services
IT-Wartungsvertrag für KMU: SLA, Kosten
Was ein IT-Wartungsvertrag für KMU abdecken sollte, wie Reaktionszeiten geregelt werden, was er kostet und wann er sich nicht lohnt.
Patch-Management für KMU: Ablauf, Tools, Kosten
Wie Patch-Management für KMU funktioniert, welche Tools sinnvoll sind, was es kostet und warum ungepatchte Software das größte Einfallstor bleibt.
IT-Sicherheit im Mittelstand: Die wichtigsten Schutzmaßnahmen
Welche Schutzmaßnahmen für KMU wirklich wirken, was ein IT-Sicherheitskonzept realistisch kostet und wann eine externe Sicherheitsprüfung sich lohnt.
IT-Dienstleister Ravensburg: Worauf KMU bei der Wahl achten
Entscheidungskriterien, Kostenrahmen und Warnsignale bei der Suche nach einem verlässlichen IT-Betreuer in Ravensburg, Weingarten und dem Bodenseekreis.
IT-Dienstleister wechseln: Vorbereitung, Risiken, Ablauf
Wann ein Wechsel des IT-Betreuers sinnvoll ist und wann nicht: typische Auslöser, kritische Vorbereitungsschritte und wie der Übergang ohne Datenverlust gelingt.
Managed Services für KMU: Wann ein IT-Dienstleister die bessere Wahl ist
Eigener IT-Mitarbeiter oder externer Dienstleister? Der ehrliche Kostenvergleich, die Entscheidungskriterien und woran man einen verlässlichen IT-Partner erkennt.
Server, Cloud & Hardware
Serverraum für KMU: Anforderungen, Kosten
Welche Anforderungen ein Serverraum erfüllen muss, wann sich ein Raum-im-Raum-System lohnt und was Umbau oder Fertiglösung realistisch kosten.
TERRA-Server für KMU: Modelle, Kosten, Auswahl
Welche TERRA-Server-Kategorie zu Ihrem Betrieb passt, was Anschaffung und Betrieb kosten und wie die Auswahl mit einem TERRA-Partner in der Praxis abläuft.
IT-Hardware kaufen oder leasen: Was sich für KMU lohnt
Kauf oder Leasing bei IT-Hardware für KMU: Kosten, Liquidität und Bilanzierung im ehrlichen Vergleich, mit Tabelle und typischen Fehlentscheidungen.
IT-Notfallplan für KMU: Handlungssicherheit im Ernstfall
Was in einen IT-Notfallplan gehört, welche Sofortmaßnahme bei welcher Störung greift und warum ein Backup allein noch kein Notfallplan ist.
Datensicherung für KMU: Backup-Konzept und 3-2-1-Regel
Warum RAID kein Backup ist, wie die 3-2-1-Regel schützt, was Wiederherstellung im Ernstfall kostet und warum das Testen des Backups der vergessene Schritt ist.
Server, NAS oder Cloud: Welche IT-Infrastruktur passt zum Betrieb?
Eigener Server, NAS oder Cloud-Dienste? Der ehrliche Vergleich für KMU: Kosten, Kontrolle, Ausfallrisiko und wann ein Hybridmodell die beste Lösung ist.
Softwareentwicklung
Legacy-Software ablösen: Wann sich eine Neuentwicklung lohnt
Woran Sie Legacy-Software erkennen, wie eine schrittweise Ablösung ohne Betriebsunterbrechung gelingt und was Migration oder Neubau realistisch kosten.
Softwareentwicklungspartner finden: Kriterien, Ablauf, Warnsignale
Woran Sie einen guten Softwareentwicklungspartner erkennen, welches Abrechnungsmodell passt und welche Warnsignale vor Vertragsschluss zählen.
Kundenportal entwickeln lassen: Nutzen, Ablauf, Kosten
Wann sich ein Kundenportal oder Mitarbeiterportal lohnt, wie die Entwicklung abläuft und wie die Anbindung an ERP und Dokumentenarchiv gelingt.
Schnittstelle programmieren lassen: Ablauf, Kosten, Stolpersteine
Wie die Programmierung einer Schnittstelle zwischen ERP, Webshop oder Archiv abläuft, was sie realistisch kostet und wann sich der Aufwand nicht lohnt.
Was kostet Individualsoftware? Die vier Kostentreiber
Umfang, Schnittstellen, Oberfläche, Absicherung: woraus Software-Kosten wirklich entstehen und wie Sie das Budget aktiv steuern.
KI im Mittelstand
Firmen-Copilot: KI-Assistent für Firmenwissen
Wie ein Firmen-Copilot Unternehmensdokumente durchsuchbar macht, für welche Betriebe sich das lohnt, wie die Einführung abläuft und was sie kostet.
KI-Tool oder Eigenentwicklung: Was passt zu Ihrem Betrieb?
Fertiges KI-Tool oder individueller KI-Workflow? Der ehrliche Vergleich nach Kosten, Anpassung, Datenschutz und Anbindung ans ERP, mit Drei-Fragen-Check.
KI-Telefonassistent: Funktion, Kosten, Grenzen
Wie ein KI-Telefonassistent Anrufe qualifiziert, was er kann und wo seine Grenzen liegen, was er kostet und wie die Einführung im Mittelstand abläuft.
KI und Datenschutz: Was Betriebe klären müssen
Wo KI-Daten verarbeitet werden, wann ein Auftragsverarbeitungsvertrag nötig ist und welche sechs Fragen vor jedem KI-Projekt beantwortet sein sollten.
Wann lohnt sich KI im Betrieb?
Drei Kriterien für die Entscheidung, geeignete Einstiegsprozesse und was ein Pilot kostet. Ehrlich eingeschätzt, ohne Verkaufssprache.
KI-Automatisierung im Mittelstand: 5 Praxisbeispiele
Belege, Postfach, Telefon, Angebote, Firmenwissen: fünf bewährte Anwendungsfälle ohne Buzzwords, einen davon betreiben wir selbst.
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