Ratgeber · Dokumentenmanagement

E-Rechnungspflicht für Unternehmen: Was ab wann gilt

Von Luis Waidmann · Stand: Juli 2026 · Lesezeit: ca. 6 Minuten

Was ist eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes?

Der Begriff wird im Alltag oft falsch verwendet. Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine per E-Mail verschickte Rechnung, sondern ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. In der Praxis begegnen Ihnen dafür zwei Formate: XRechnung, ein reiner XML-Datensatz ohne optische Ansicht, verbreitet vor allem im Geschäft mit der öffentlichen Verwaltung, und ZUGFeRD im Hybrid-Format, das eine gewohnte PDF-Ansicht mit eingebettetem XML-Datensatz kombiniert. Ein normales PDF oder ein Papierbeleg gilt dagegen gesetzlich als sonstige Rechnung, nicht als E-Rechnung, auch wenn es digital verschickt wurde. Dieser Unterschied entscheidet später darüber, ob eine Rechnung automatisiert ins ERP oder Archiv einläuft oder von Hand nacherfasst werden muss.

Welche Fristen gelten für Empfang und Versand?

Empfang und Versand laufen zeitlich auseinander, das sorgt in Gesprächen am häufigsten für Verwirrung. Die Übersicht zeigt den Stand der aktuellen Übergangsregelung:

Betroffen ist zunächst nur das inländische Geschäft zwischen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen und grenzüberschreitende Geschäfte folgen eigenen Regeln, ebenso gibt es für bestehende EDI-Verfahren eine eigene, längere Übergangsregelung. Für Ihren konkreten Fall, insbesondere bei Sonderkonstellationen wie Kleinbetragsrechnungen, Dauerschuldverhältnissen oder laufenden EDI-Anbindungen, ist die Abstimmung mit Ihrem Steuerberater sinnvoll, dieser Artikel ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Betrifft die Pflicht auch kleine Betriebe und Handwerker?

Ja, bei der Empfangspflicht gibt es keine Ausnahme nach Größe, auch der Ein-Mann-Betrieb muss seit 2025 E-Rechnungen entgegennehmen können. Beim Versand verschafft die Umsatzstaffelung kleineren Betrieben mehr Zeit, spätestens 2028 sind aber auch sie in der Pflicht, unabhängig davon, ob sie die Kleinunternehmerregelung nutzen. Wer glaubt, das Thema als kleiner Betrieb aussitzen zu können, verkennt zudem einen praktischen Effekt: Größere Auftraggeber und öffentliche Stellen stellen oft schon vor der eigenen Frist auf E-Rechnung um und erwarten dann von ihren Lieferanten, mitzuziehen, unabhängig davon, was gesetzlich für den Lieferanten selbst gerade Pflicht ist.

Wie bereiten sich Betriebe technisch am sinnvollsten vor?

Die Empfangspflicht lässt sich technisch am einfachsten über ein Archiv- oder Dokumentenmanagement-System lösen, das eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien automatisch erkennt, prüft und weiterverarbeitet, statt sie nur abzulegen. Bei ELO-Projekten richten wir den strukturierten Rechnungseingang inzwischen standardmäßig mit ein, weil der Mehraufwand gegenüber einer normalen Belegerfassung gering ist, wenn das Archiv ohnehin an ERP und E-Mail angebunden wird. Für den eigenen Versand braucht es zusätzlich ein Ausgangsmodul, das Rechnungen aus dem ERP direkt im geforderten Format erzeugt, bei eEvolution und vergleichbaren Systemen meist über ein Zusatzmodul oder eine Schnittstelle. Wie eine Archivumgebung dafür grundsätzlich aufgebaut wird, beschreibt unser Ratgeber zur DMS-Einführung, die Anforderungen an die anschließende Aufbewahrung erklärt der Ratgeber zur GoBD-konformen Archivierung.

Zu den Kosten lässt sich seriös nur eine Spanne nennen, keine feste Zahl, weil sie stark davon abhängt, was im Betrieb schon vorhanden ist. Läuft bereits ein Archiv- oder ERP-System mit Anbindung an die Buchhaltung, ist die reine Empfangsfähigkeit für strukturierte Formate meist ein überschaubares Zusatzmodul oder eine Erweiterung der Einrichtung, kein neues Projekt. Fehlt dagegen jede digitale Ablage, wird die E-Rechnung schnell zum Nebenschauplatz eines größeren Vorhabens, nämlich der eigentlichen DMS-Einführung, deren Kosten sich wiederum nach Benutzerzahl und Anbindungstiefe richten. Wer uns fragt, was das konkret kostet, bekommt von uns keine pauschale Hausnummer, sondern nach einem kurzen Blick auf die vorhandene Systemlandschaft eine belastbare Einschätzung.

Wo liegen die typischen Stolpersteine bei der Umsetzung?

• Format mit Sichtprüfung verwechseln: Ein PDF, das aussieht wie eine ordentliche Rechnung, ist noch keine E-Rechnung. Ohne eingebetteten oder separaten strukturierten Datensatz erfüllt es die Anforderung nicht.
• Nur die Pflicht im Blick, nicht den Nutzen: Wer die Umstellung rein als lästige Gesetzespflicht behandelt, verschenkt den eigentlichen Vorteil, nämlich Rechnungen ohne Abtippen direkt ins ERP zu übernehmen.
• Eingang und Ausgang getrennt planen: Beide Richtungen brauchen unterschiedliche Bausteine im System. Wer nur an den Versand denkt, vergisst oft, dass der Empfang schon länger Pflicht ist und in der Praxis meist zuerst zum Problem wird.
• Zu spät anfangen: Wer erst kurz vor der eigenen Versandfrist startet, gerät unter Zeitdruck, gerade wenn ERP-Anbieter oder DMS-Dienstleister in dieser Phase entsprechend ausgelastet sind.

Für wen lohnt sich der Umstieg schon jetzt, und wer kann abwarten?

Betriebe mit spürbarem Rechnungsvolumen, etwa ab einigen Dutzend Eingangsrechnungen im Monat, profitieren meist schon vor der eigenen Versandfrist von der Umstellung, weil der Empfang ohnehin Pflicht ist und sich die automatisierte Verarbeitung sofort auszahlt. Wer dagegen nur wenige Rechnungen im Monat verarbeitet und ohnehin schon eine geordnete Ablage hat, kann mit dem vollständigen Ausbau in aller Ruhe bis nahe an die eigene Versandfrist warten, sollte die Empfangsfähigkeit aber nicht verwechseln mit „brauchen wir noch nicht". Ehrlich gesagt lohnt sich ein separates, kleines Projekt nur für die E-Rechnung selten. Sinnvoller ist es fast immer, das Thema mit einer ohnehin anstehenden DMS- oder ERP-Anbindung zusammenzulegen, dann fällt der Mehraufwand kaum ins Gewicht.