Müssen alle alten Dokumente migriert werden?

Nein, und meistens wäre das auch unwirtschaftlich. Bewährt hat sich ein Stichtag: Ab jetzt landet alles Neue im Archiv, der Altbestand wird nur dort übernommen, wo er laufend gebraucht wird, etwa offene Projekte und aktive Verträge. Der Rest bleibt lesbar im Altsystem oder Ordner, bis die Aufbewahrungsfrist abläuft.

Was kostet ein DMS für einen Betrieb mit 10 bis 20 Benutzern?

Das hängt von Benutzerzahl, Modulen und dem Umfang der Einrichtung ab, eine seriöse Pauschale gibt es nicht. Die Kosten setzen sich aus Lizenzen, Dienstleistung für Einrichtung und Anbindung sowie Schulung und Wartung zusammen. Im Erstgespräch rechnen wir transparent vor, was Ihre Konstellation kostet und was sie spart.

Funktioniert ELO mit unserer Warenwirtschaft?

ELO lässt sich an gängige ERP- und Buchhaltungssysteme anbinden, bei eEvolution und SAGE machen wir das als zertifizierter Partner regelmäßig. Belege aus der Warenwirtschaft landen dann automatisch im Archiv, und aus dem ERP heraus ist die Akte einen Klick entfernt.

Wie viel Zeit muss unser Team investieren?

Den größten Teil der Arbeit übernehmen wir. Ihr Team braucht es für drei Dinge: die gemeinsame Analyse der Abläufe am Anfang, Rückmeldungen aus dem Pilotbereich und die Schulung am Ende. Geplant sind das einzelne Termine, kein Dauerprojekt neben dem Tagesgeschäft.

Ratgeber · Dokumentenmanagement

DMS-Einführung: Ablauf, Dauer, Kosten

Von Luis Waidmann · Stand: Juni 2026 · Lesezeit: ca. 5 Minuten

Kurz gesagt: Eine DMS-Einführung im Mittelstand ist kein Großprojekt, wenn man sie richtig schneidet. Bewährt ist der Start mit einem Bereich, meist dem Rechnungseingang: analysieren, Struktur festlegen, Pilot betreiben, dann ausrollen. So ist der erste Bereich in Wochen produktiv, nicht in Jahren. Die Kosten bestehen aus Lizenzen, Einrichtung und Schulung und hängen vor allem an Benutzerzahl und Anbindungstiefe.

Wann sich ein DMS lohnt

Drei Anzeichen sind in der Praxis zuverlässig: Erstens, jemand sucht regelmäßig Dokumente, die „irgendwo" liegen. Zweitens, Belege existieren doppelt und keiner weiß, welche Version gilt. Drittens, die Ablage hängt an einer Person, ohne die nichts gefunden wird. Kommt die Anforderung GoBD-konformer Aufbewahrung dazu, führt am revisionssicheren Archiv ohnehin kein Weg vorbei, warum, erklärt unser Ratgeber zur GoBD-konformen Archivierung.

Der bewährte Ablauf in fünf Schritten

1. Analyse: Welche Dokumentarten gibt es, wo entstehen sie, wer braucht sie? Ein halber Tag gemeinsamer Bestandsaufnahme erspart Monate Nacharbeit.
2. Struktur und Verschlagwortung: Ablagestruktur, Schlagworte und Zugriffsrechte werden definiert. Hier gilt: lieber wenige, konsequent gepflegte Felder als ein Formular mit zwanzig Pflichtangaben.
3. Pilotbereich: Ein klar umrissener Prozess geht zuerst live, meist der Rechnungseingang, weil dort der Nutzen sofort messbar ist. Das Team arbeitet einige Wochen damit und meldet zurück, was hakt.
4. Anbindung und Automatisierung: ERP, E-Mail und auf Wunsch eine Dokumenten-KI werden angebunden, damit Belege ohne Abtippen ins Archiv kommen.
5. Rollout und Schulung: Weitere Bereiche folgen nacheinander, jede Benutzergruppe wird am eigenen Prozess geschult, nicht am Handbuch.

Wie lange dauert das?

Für den Pilotbereich sind je nach Vorarbeit und Terminlage wenige Wochen realistisch, vom Kickoff bis zum produktiven Rechnungseingang. Der vollständige Ausbau über alle Bereiche zieht sich je nach Unternehmensgröße über Monate, und das ist gut so: Jeder Bereich geht erst live, wenn der vorherige rund läuft. Misstrauen Sie Zeitplänen, in denen alles gleichzeitig fertig wird.

Woraus sich die Kosten zusammensetzen

Lizenzen: üblicherweise je Benutzer, dazu gegebenenfalls Module wie Workflow oder Rechnungseingangsverarbeitung
Dienstleistung: Einrichtung, Strukturaufbau, Anbindung an ERP und E-Mail, Verfahrensdokumentation
Schulung: je Benutzergruppe, am konkreten Prozess
Betrieb: Wartung und Updates, wahlweise auf eigenem Server oder gehostet

Konkrete Zahlen nennen wir nicht pauschal, sondern nach dem Erstgespräch, dann aber vollständig und nachvollziehbar. Genauso ehrlich sagen wir, wenn sich ein DMS für Ihre Konstellation noch nicht rechnet.

Die häufigsten Fehler

Alles auf einmal: Wer mit allen Abteilungen gleichzeitig startet, bekommt überall Widerstand und nirgends Routine.
Ordnerstruktur kopieren: Die gewachsene Serverstruktur 1:1 zu übernehmen verschenkt den größten Vorteil, die Verschlagwortung mit Volltextsuche.
Team übergehen: Die Ablage betrifft jeden Arbeitsplatz. Wer die späteren Nutzer nicht in die Struktur einbezieht, bekommt ein Archiv, an dem vorbei gearbeitet wird.

Luis Waidmann

B.Sc. Wirtschaftsinformatik · Digitale Transformation · COS Waidmann Systemhaus, Ravensburg