Ist die elektronische Personalakte gesetzlich vorgeschrieben?

Nein, eine Pflicht zur elektronischen Form gibt es nicht, die Papierakte bleibt weiterhin zulässig. Was gesetzlich verlangt wird, gilt für beide Formen gleichermaßen: Die Akte muss vollständig, nachvollziehbar geführt und über die jeweils geltenden Aufbewahrungsfristen hinweg auffindbar sein, bei steuer- und sozialversicherungsrelevanten Unterlagen zusätzlich unveränderbar. Die elektronische Form erfüllt diese Anforderungen in der Praxis meist zuverlässiger als der Aktenordner, weil Zugriffsrechte, Versionsstände und Fristen technisch durchgesetzt statt nur vereinbart werden. Für die Entscheidung selbst zählt daher weniger die Rechtslage als der praktische Aufwand: Wächst die Belegschaft oder die Zahl der Standorte, wird die elektronische Form schnell zur einzig handhabbaren Lösung.

Dürfen Mitarbeiter Einsicht in ihre eigene Personalakte nehmen?

Ja, das Einsichtsrecht gilt unabhängig davon, ob die Akte auf Papier oder elektronisch geführt wird, in der Privatwirtschaft ergibt es sich aus der Gewerbeordnung. Mitarbeiter können jederzeit verlangen, ihre vollständige Akte einzusehen, auch ohne besonderen Anlass zu nennen. In einem elektronischen System lässt sich dieses Recht sogar komfortabler umsetzen als mit Papier, etwa über einen eingeschränkten Zugang, der ausschließlich die eigenen Dokumente zeigt, ohne dass die Personalabteilung jedes Mal den Ordner heraussuchen muss. Wichtig ist, das Einsichtsrecht klar von den weitergehenden Bearbeitungsrechten der Personalabteilung zu trennen, damit Mitarbeiter zwar alles einsehen, aber nichts verändern oder löschen können.

Was passiert mit den Papierakten nach der Digitalisierung?

Das hängt von der Dokumentart ab, eine einheitliche Regel für alle Belege gibt es nicht. Für die meisten Unterlagen genügt nach dem Scannen die elektronische Fassung als führendes Original, das Papier kann nach einer kurzen Kontrollfrist vernichtet werden. Ausnahmen bilden Dokumente mit eigenhändiger Unterschrift und besonderer Beweisfunktion, etwa bestimmte Verträge oder Bürgschaften, hier empfiehlt sich juristischer Rat, ob das Original aufbewahrt werden muss. In der Praxis bewährt sich ein klarer Schnitt: Ab dem Einführungsstichtag wird konsequent nur noch elektronisch abgelegt, der vorhandene Papierbestand wird geordnet eingescannt oder bis zum Ablauf der jeweiligen Frist separat archiviert, nicht munter parallel weitergeführt.

Lässt sich die elektronische Personalakte mit der Lohnabrechnung verbinden?

Ja, und genau darin liegt oft der größte Alltagsnutzen. Lohn- und Gehaltsabrechnungen, die im Abrechnungssystem entstehen, werden automatisch in die jeweilige elektronische Akte einsortiert, ohne dass jemand Papier ausdruckt, unterschreibt und abheftet. Auch Zeiterfassungsdaten wie Urlaubs- und Krankheitsübersichten lassen sich anbinden, sodass die Personalabteilung nicht zwischen mehreren Systemen wechseln muss. Voraussetzung ist eine geprüfte Schnittstelle zwischen Archiv- und Abrechnungssystem, nicht nur ein manueller Exportordner. Wie eine solche Anbindung an die Lohnabrechnung im Detail funktioniert, erklären wir ausführlich in unserem Ratgeber zur Digitalisierung der Lohnabrechnung.

Ratgeber · Dokumentenmanagement

Elektronische Personalakte einführen: Nutzen, Datenschutz, Ablauf

Von Luis Waidmann · Stand: August 2026 · Lesezeit: ca. 7 Minuten

Kurz gesagt: Eine elektronische Personalakte bündelt alle personenbezogenen Unterlagen eines Mitarbeiters, Vertrag, Zeugnisse, Gehaltsabrechnungen, Beurteilungen, revisionssicher und mit rollenbasierten Zugriffsrechten in einem Dokumentenmanagement-System. Der Nutzen entsteht nicht durch das Digitalisieren allein, sondern durch die saubere Trennung, wer was sehen darf, und durch die automatische Ablage aus Lohnabrechnung und Zeiterfassung. Ohne durchdachtes Rechtekonzept wird aus der Zeitersparnis schnell ein Datenschutzrisiko, deshalb gehört dieser Punkt an den Anfang der Planung, nicht ans Ende.

Was gehört in eine elektronische Personalakte, und was nicht?

Die Personalakte im engeren Sinn umfasst alle Unterlagen, die das Arbeitsverhältnis unmittelbar betreffen: Arbeitsvertrag und Änderungen, Zeugnisse und Nachweise, Gehaltsabrechnungen, Beurteilungen, Abmahnungen sowie Urlaubs- und Krankheitsübersichten aus der Zeiterfassung. Bewerbungsunterlagen gehören dagegen erst nach erfolgreicher Einstellung in dieselbe Akte, davor werden sie in einem eigenen, deutlich kürzer aufbewahrten Bestand geführt, weil für Bewerberdaten andere Löschregeln gelten als für laufende Beschäftigte. Gesundheitsdaten, etwa aus dem betrieblichen Eingliederungsmanagement, gehören aus Datenschutzgründen in einen gesonderten, noch enger begrenzten Bereich der Akte, nicht in die allgemein zugängliche Grundakte. Wer diese Trennung von Anfang an sauber anlegt, spart sich später aufwendiges Nachsortieren.

Welchen Nutzen bringt die Umstellung im Alltag wirklich?

Der spürbarste Effekt ist, dass Unterlagen nicht mehr gesucht werden müssen. Eine Gehaltsbescheinigung für die Bank, ein Nachweis für das Finanzamt oder ein altes Zeugnis liegen mit wenigen Klicks vor, statt im Aktenschrank durchgeblättert zu werden. Zweitens laufen wiederkehrende Vorgänge als digitaler Workflow statt auf Zuruf: eine Vertragsänderung geht automatisch an die Führungskraft zur Kenntnis, eine Abmahnung wird revisionssicher mit Zeitstempel abgelegt, eine Zeugniserstellung lässt sich nachvollziehbar dokumentieren. Drittens entfällt bei Prüfungen, etwa durch die Deutsche Rentenversicherung, das mühsame Zusammensuchen aus mehreren Ordnern, weil alles an einer Stelle liegt und exportierbar ist. Der reine Speicherplatzgewinn spielt dagegen kaum eine Rolle, Personalakten sind selten das Problem im Serverschrank.

Wer darf auf welche Inhalte zugreifen, und was verlangt der Datenschutz?

Das ist der Punkt, an dem Projekte in der Praxis am häufigsten hakt, und zugleich der wichtigste. Ein tragfähiges Rechtekonzept unterscheidet mindestens drei Rollen: die Personalabteilung mit vollem Zugriff, die direkte Führungskraft mit eingeschränktem Blick auf die eigenen Mitarbeiter, üblicherweise ohne Gehaltsdaten, und der Mitarbeiter selbst mit reinem Leserecht auf die eigene Akte. Besonders sensible Inhalte wie Gesundheitsdaten oder Abmahnungen werden zusätzlich eingegrenzt, oft nur für die Personalleitung sichtbar. Diese Struktur muss vor der Einführung festgelegt werden, nicht als nachträgliche Korrektur, weil sich einmal falsch vergebene Zugriffsrechte in der Praxis selten vollständig zurückverfolgen lassen. Bei ELO-Projekten legen wir dieses Rechtekonzept deshalb in einem eigenen Termin fest, bevor der erste Datensatz übernommen wird.

Zu den Aufbewahrungsfristen lässt sich seriös nur eine grobe Orientierung geben, keine für jeden Fall verbindliche Zahl, weil sie je nach Dokumentart, Tarifbindung und Einzelfall abweichen kann. Die folgende Übersicht zeigt die in der Praxis übliche Größenordnung:

Dokumentart	Übliche Aufbewahrung	Typischer Zugriff
Bewerbungsunterlagen (abgelehnt)	Einige Monate nach Ablehnung	Nur Personalabteilung, gesonderter Bereich
Arbeitsvertrag, Zeugnisse	Bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses, oft länger als Referenz	Personalabteilung, Mitarbeiter (eigene Akte)
Gehaltsabrechnungen	Mehrere Jahre, bei steuerrelevanten Belegen deutlich länger	Personalabteilung, Mitarbeiter (eigene Akte)
Abmahnungen, Beurteilungen	Bis zur Gegenstandslosigkeit oder Akteende	Nur Personalabteilung und Personalleitung
Gesundheitsdaten (z. B. BEM)	Eng begrenzt, zweckgebunden	Nur besonders berechtigter Personenkreis

Diese Übersicht ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Welche Fristen für Ihren Betrieb konkret gelten, insbesondere bei Sonderfällen wie Tarifverträgen oder laufenden Verfahren, sollte im Zweifel mit einer Rechtsberatung abgestimmt werden.

Wie läuft die Einführung in der Praxis ab?

Bewährt hat sich derselbe schrittweise Aufbau wie bei jeder DMS-Einführung, angepasst auf die Besonderheiten der Personalakte. Zuerst wird das Rechtekonzept festgelegt und mit dem Betriebsrat abgestimmt, sofern einer besteht, denn die Einführung eines Systems, das Leistungs- oder Verhaltensdaten erfassen kann, ist in der Regel mitbestimmungspflichtig. Danach folgt die Aktenstruktur: Welche Kategorien gibt es, welche davon sind besonders geschützt. Ein Pilotbereich, meist die Akten neu eintretender Mitarbeiter, geht zuerst live, während der Altbestand parallel geordnet gescannt wird, üblicherweise extern oder in ruhigen Phasen, weil das reine Einscannen wenig fachliches Wissen braucht. Erst wenn dieser Ablauf rund läuft, werden Schnittstellen zu Lohnabrechnung und Zeiterfassung angebunden, damit neue Dokumente automatisch einsortiert werden, statt weiter manuell hochgeladen zu werden.

Was kostet eine elektronische Personalakte?

Eine pauschale Zahl wäre unseriös, die Kosten hängen an der Zahl der Mitarbeiter, der Zahl der Zugriffsrollen und daran, ob ein größerer Papierbestand mit übernommen werden muss. Grob setzen sich die Kosten aus drei Blöcken zusammen: der Lizenz für das Archivsystem, meist je Benutzer oder je verwalteter Akte, der Einrichtung inklusive Rechtekonzept und Schnittstellen zu Lohnabrechnung und Zeiterfassung, und, falls gewünscht, dem Scannen des Altbestands. Wer ohnehin bereits ein Archivsystem wie ELO für andere Bereiche im Einsatz hat, zahlt für die Personalakte meist nur einen überschaubaren Aufpreis, weil Infrastruktur und Rechtekonzept-Grundlagen schon stehen. Eine belastbare Zahl für Ihre Konstellation nennen wir nach einem kurzen Blick auf Mitarbeiterzahl und Altbestand im Erstgespräch, nicht vorab als Hausnummer.

Für wen lohnt sich der Umstieg noch nicht?

Ehrlich gesagt lohnt sich der Aufwand für sehr kleine Betriebe mit wenigen Mitarbeitern und einem überschaubaren, gut sortierten Aktenordner oft noch nicht als eigenes Projekt. Dort ist der Zeitaufwand für Rechtekonzept, Einrichtung und Schulung höher als der tatsächliche Alltagsnutzen, solange niemand ernsthaft Unterlagen sucht. Anders sieht es aus, sobald mehrere Personen in der Personalverwaltung arbeiten, mehrere Standorte existieren oder ohnehin ein Archivsystem für Rechnungseingang oder Verträge eingeführt wird, dann ist die Personalakte meist ein naheliegender, vergleichsweise günstiger nächster Baustein desselben Systems, kein eigenes Großprojekt.

Luis Waidmann

B.Sc. Wirtschaftsinformatik · Digitale Transformation · COS Waidmann Systemhaus, Ravensburg