Muss PZE-Software zwingend mit BDE kombiniert werden?

Nein. Für Büro- und Dienstleistungsbetriebe ohne auftragsbezogene Fertigung reicht die reine Personalzeiterfassung meist vollständig aus, eine BDE-Anbindung bringt dort keinen zusätzlichen Nutzen. Sinnvoll wird die Kombination, sobald Aufträge oder Arbeitsgänge nachkalkuliert werden sollen, etwa in Produktion oder Handwerk. Wichtig bei der Auswahl ist trotzdem, dass die PZE-Software eine BDE-Erweiterung überhaupt anbietet, auch wenn Sie sie heute nicht brauchen. Wächst der Betrieb oder kommt ein Fertigungsbereich dazu, lässt sich die Betriebsdatenerfassung dann im selben System nachrüsten, ohne dass Mitarbeiter ein zweites Terminal oder eine zweite App lernen müssen. Wer von Anfang an weiß, dass BDE nie relevant wird, kann guten Gewissens ein schlankeres, günstigeres reines PZE-System wählen.

Cloud oder On-Premise, was ist für PZE-Software sinnvoller?

Das hängt von Ihrer IT-Infrastruktur und Ihren Präferenzen ab, es gibt keine pauschal richtige Antwort. Eine gehostete Lösung entlastet die eigene IT von Betrieb, Updates und Backup, verursacht dafür laufende Kosten und setzt eine stabile Internetanbindung voraus, gerade an Terminal-Standorten in der Werkhalle. Eine On-Premise-Installation auf eigenem Server gibt volle Kontrolle über die Daten und läuft auch bei Internetausfall weiter, bindet aber eigene IT-Ressourcen für Wartung und Sicherheitsupdates. Für die meisten Mittelständler ohne eigene IT-Abteilung ist die gehostete Variante der pragmatischere Weg, Betriebe mit vorhandener Serverlandschaft und eigenem IT-Team fahren mit On-Premise oft günstiger. Klären Sie diese Frage vor der Anbieterauswahl, nicht erst danach.

Was passiert bei einem Wechsel des Anbieters mit den bestehenden Zeitkonten?

Laufende Zeitkonten wie Urlaubsansprüche und Überstundensalden lassen sich in aller Regel als aktueller Stand ins neue System übernehmen, die vollständige Buchungshistorie dagegen meist nicht eins zu eins, weil Anbieter unterschiedliche Datenstrukturen verwenden. Bewährt hat sich ein sauberer Stichtag zum Monatswechsel: Das neue System startet mit den korrekten aktuellen Salden, die Detailhistorie bleibt für Prüfungen im Altsystem oder als Export archiviert, so lange die Aufbewahrungsfrist läuft. Klären Sie vor der Entscheidung für einen neuen Anbieter, welche Exportformate das alte System liefert und ob der neue Anbieter bei der Übernahme unterstützt. Ein Anbieterwechsel ist damit planbar, sollte aber nicht spontan mitten im Jahr erfolgen, sondern zu einem Abrechnungsstichtag.

Wie lange dauert die Auswahl bis zur Einführung?

Für die reine Auswahl, also Anforderungen klären, Anbieter vergleichen und eine Entscheidung treffen, sind zwei bis vier Wochen realistisch, wenn eine Person die Fäden zieht. Die anschließende Einführung mit Pilotbereich dauert noch einmal mehrere Wochen, abhängig von Mitarbeiterzahl und Regelwerk, das beschreiben wir ausführlich im Ratgeber zur Einführung einer Zeiterfassung. Wer beide Phasen zusammenrechnet, sollte von der ersten Anforderungsliste bis zum produktiven Pilotbereich zwei bis drei Monate einplanen. Das lässt sich verkürzen, wenn die Anforderungen von Anfang an klar und realistisch sind, und verlängert sich zuverlässig, wenn während der Auswahl noch grundsätzliche Fragen wie Cloud versus On-Premise offen sind.

Ratgeber · Zeiterfassung

PZE-Software auswählen: Kriterien, Kosten

Von Luis Waidmann · Stand: August 2026 · Lesezeit: ca. 6 Minuten

Kurz gesagt: Gute PZE-Software entscheidet sich nicht an der Oberfläche, sondern an drei Fragen: Passen die Erfassungswege (Terminal, PC, App) zu Ihren Arbeitsplätzen, lässt sich die Software sauber an Lohnabrechnung und ERP anbinden, und deckt sie Ihre Schicht- und Zuschlagsregeln ab, ohne dass Sie Ihre Abläufe an die Software anpassen müssen. Der Preis der Lizenz ist dabei selten der größte Kostenfaktor, Einrichtung, Schnittstellen und Hardware wiegen meist schwerer.

Welche Anforderungen sollte PZE-Software wirklich erfüllen?

Bevor Sie Angebote vergleichen, lohnt sich eine ehrliche Bestandsaufnahme der eigenen Arbeitsplätze. Wie viele Mitarbeiter arbeiten fest im Büro, wie viele mobil oder im Homeoffice, gibt es Schichtbetrieb, und wie viele unterschiedliche Zuschlagsarten gibt es tatsächlich? Aus unserer Praxis als Anbieter für digitale Zeiterfassung mit PZE und BDE zeigt sich immer wieder derselbe Fehler: Betriebe vergleichen zuerst Preislisten und stellen erst danach fest, dass die Software ihr Schichtmodell gar nicht sauber abbildet oder Sonderfälle nur mit Umwegen löst. Schreiben Sie die eigenen Anforderungen zuerst auf, dann erst die Anbieter danebenlegen, nicht umgekehrt.

Wichtig ist außerdem, ob die Software mit dem Betrieb mitwachsen kann. Wer heute nur Personalzeiten erfasst, aber in zwei Jahren vielleicht einen Fertigungsbereich mit auftragsbezogener Buchung dazubekommt, sollte das bereits bei der Auswahl mitdenken, mehr dazu im Ratgeber PZE vs. BDE.

Terminal, PC oder App: Welcher Erfassungsweg passt zu wem?

Die meisten Betriebe brauchen nicht einen, sondern mehrere Erfassungswege gleichzeitig, und genau hier trennt sich in der Praxis oft die Spreu vom Weizen. Ein robustes Terminal mit Karte oder Transponder eignet sich für Werkhalle und Eingangsbereich, wo viele Mitarbeiter kurz hintereinander buchen. Bürokräfte buchen meist bequemer direkt am PC, ohne den Arbeitsplatz zu verlassen. Für Außendienst und Homeoffice braucht es eine mobile App, die auch offline funktioniert und nachträglich synchronisiert. Prüfen Sie konkret, ob der Anbieter alle drei Wege in einem System anbietet oder ob Sie mehrere Insellösungen kombinieren müssten, die getrennt gepflegt werden.

Checkliste: Kriterien im Vergleich

Kriterium	Warum es zählt	Worauf Sie achten sollten
Erfassungswege	Verschiedene Arbeitsplätze brauchen verschiedene Wege	Terminal, PC und App aus einem System, nicht als Insellösungen
Schichterkennung	Manuelle Zuordnung ist fehleranfällig und Zeitaufwand	Automatische Erkennung inklusive passender Zuschläge
Lohnanbindung	Größter Effizienzgewinn liegt in der Weitergabe an die Abrechnung	Direkte, geprüfte Schnittstelle statt manueller Exportdatei
BDE-Erweiterbarkeit	Fertigungsbereich kann später dazukommen	Modul im selben System nachrüstbar, kein Systemwechsel nötig
Rechtssicherheit	Aufzeichnungspflicht verlangt nachvollziehbare Nachweise	Revisionssichere Protokollierung, keine nachträglich änderbaren Zeiten
Betrieb & Support	Ausfall an einem Terminal darf keine Abrechnung gefährden	Erreichbarer Support, klare Reaktionszeiten bei Störungen

Diese Kriterien sind bewusst vendorneutral formuliert. Wir setzen bei unseren Kunden auf TIME-INFO, weil es diese Punkte in unserer Erfahrung zuverlässig abdeckt, das heißt aber nicht, dass es für jeden Betrieb die einzig richtige Wahl ist. Die Liste hilft Ihnen, jedes Angebot ehrlich einzuordnen, egal von welchem Anbieter.

Wie wichtig ist die Anbindung an Lohnabrechnung und ERP?

Aus unserer Erfahrung ist das der Punkt, an dem sich der eigentliche Nutzen einer PZE-Software entscheidet, mehr als an der Terminal-Optik. Werden erfasste Zeiten und Zuschläge ohne manuelles Abtippen an die Lohnabrechnung übergeben, entfällt eine fehleranfällige Doppelarbeit vollständig, dazu mehr im Ratgeber Lohnabrechnung digitalisieren. Fragen Sie deshalb konkret nach, mit welchen Lohn- und ERP-Systemen eine Schnittstelle bereits im Einsatz ist, und lassen Sie sich das im Erstgespräch nicht nur behaupten, sondern zeigen. Eine Software, die theoretisch „anbindbar" ist, aber noch nie produktiv an Ihr Zielsystem angebunden wurde, ist ein Risiko, keine Referenz.

Was kostet PZE-Software wirklich?

Pauschale Zahlen sind bei diesem Thema unseriös, weil Mitarbeiterzahl, Erfassungswege und Regelwerk die Kosten stärker bestimmen als die reine Softwarelizenz. Grob gilt: Lizenzen werden meist je Benutzer und Monat berechnet, dazu kommen einmalig die Einrichtung von Regeln und Schnittstellen sowie bei Terminal-Nutzung die Hardware inklusive Montage. Ein Bürobetrieb mit PC- und App-Buchung kommt spürbar günstiger weg als ein Produktionsbetrieb mit mehreren Terminals und Schichtmodell. Vorsicht ist geboten, wenn ein Anbieter nur die nackte Lizenz nennt und Einrichtung, Schnittstellen und Schulung erst später als Aufpreis nachschiebt, das verzerrt jeden Vergleich. Fragen Sie deshalb immer nach dem Gesamtpreis für Einführung und erstes Jahr, nicht nur nach der Lizenzgebühr.

Typische Fehler bei der Auswahl

Nur die Lizenzliste vergleichen: Einrichtung, Schnittstellen und Hardware fehlen dann im Vergleich und sorgen später für böse Überraschungen.
Demo statt Referenz: Eine glatte Präsentation zeigt selten, wie die Software mit Ihren echten Sonderfällen umgeht, etwa geteilten Schichten oder Kurzarbeit.
Betriebsrat zu spät einbinden: Wo ein Betriebsrat besteht, ist die Auswahl in der Regel mitbestimmungspflichtig, das gehört an den Anfang, nicht ans Ende der Entscheidung.
Zu groß einkaufen: Wer Module für Anforderungen bucht, die es realistisch nie geben wird, zahlt dauerhaft für ungenutzte Funktionen.

Für sehr kleine Teams mit zwei oder drei Mitarbeitern und festen, unveränderlichen Arbeitszeiten lohnt sich der Auswahlaufwand oft noch nicht, dort tut es übergangsweise eine einfache digitale Lösung ohne Terminal und Schichterkennung. Wächst der Betrieb oder kommen Schichten dazu, sollte das Thema dann aber zügig wieder auf den Tisch.

Luis Waidmann

B.Sc. Wirtschaftsinformatik · Digitale Transformation · COS Waidmann Systemhaus, Ravensburg