Reicht eine Excel-Tabelle für die Zeiterfassung?

Nach aktueller Lage ist die Form nicht festgelegt, eine sorgfältig geführte Excel-Tabelle kann die Pflicht also grundsätzlich erfüllen. Praktisch ist sie fehleranfällig, manipulierbar und macht Zuschläge, Pausenregeln und die Übergabe an die Lohnabrechnung zur Handarbeit. Je mehr Mitarbeiter, desto schneller rechnet sich ein System.

Gilt die Pflicht auch bei Vertrauensarbeitszeit?

Ja. Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, der Arbeitgeber muss aber trotzdem sicherstellen, dass Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfasst werden. Die Erfassung kann an die Beschäftigten delegiert werden, die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber.

Was droht, wenn wir gar nicht erfassen?

Die Erfassungspflicht ergibt sich aus dem Arbeitsschutzrecht, Verstöße können von der Aufsichtsbehörde beanstandet und mit Anordnungen durchgesetzt werden. Mindestens so relevant: Ohne Erfassung fehlt im Streit um Überstunden oder bei der Prüfung durch Zoll und Rentenversicherung jeder belastbare Nachweis.

Müssen auch Minijobber erfasst werden?

Für Minijobber und Beschäftigte in den Branchen des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes gelten ohnehin gesonderte Aufzeichnungspflichten nach dem Mindestlohngesetz, inklusive Fristen für die Dokumentation. Hier ist die Lage strenger als bei der allgemeinen Erfassungspflicht.

Ratgeber · Zeiterfassung

Zeiterfassungspflicht: Was Unternehmen jetzt müssen

Von Luis Waidmann · Stand: Juni 2026 · Lesezeit: ca. 4 Minuten

Kurz gesagt: Arbeitgeber in Deutschland sind verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Das hat das Bundesarbeitsgericht 2022 aus dem Arbeitsschutzgesetz abgeleitet, aufbauend auf dem EuGH-Urteil von 2019. Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz bislang nicht vor, die geplante Reform des Arbeitszeitgesetzes ist noch nicht verabschiedet.

Woher die Pflicht kommt

Den Anfang machte der Europäische Gerichtshof 2019 mit dem sogenannten Stechuhr-Urteil: Mitgliedstaaten müssen Arbeitgeber verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. 2022 zog das Bundesarbeitsgericht nach und stellte fest, dass diese Pflicht in Deutschland bereits gilt, abgeleitet aus dem Arbeitsschutzgesetz. Seitdem ist die Frage nicht mehr, ob erfasst werden muss, sondern nur noch wie.

Was konkret erfasst werden muss

Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, nicht nur die Gesamtdauer
Pausen, damit Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten überprüfbar sind
Überstunden, die sich aus den erfassten Zeiten ergeben

Die Aufzeichnung muss nicht zwingend elektronisch sein und kann an die Beschäftigten delegiert werden. Verantwortlich dafür, dass tatsächlich und korrekt erfasst wird, bleibt aber der Arbeitgeber.

Was noch offen ist

Ein Gesetzentwurf zur Reform des Arbeitszeitgesetzes, der die Form der Erfassung regeln soll, liegt seit 2023 vor, unter anderem mit einer grundsätzlich elektronischen Erfassung und Übergangsfristen nach Betriebsgröße. Verabschiedet ist er bis heute nicht. Wer jetzt ein System einführt, das elektronisch erfasst, ist für jede wahrscheinliche Variante der Reform gerüstet.

Pragmatisch umsetzen statt abwarten

Unabhängig von der Rechtslage gilt: Eine Erfassung, die nebenbei passiert, setzt sich durch, eine, die Arbeit macht, wird umgangen. Bewährt hat sich die Kombination aus Terminal am Standort, PC-Buchung im Büro und mobiler Erfassung für alle, die unterwegs arbeiten, alles in einem System wie TIME-INFO, das Zuschläge und Schichten selbst erkennt und die Stunden ohne Handübertrag an die Lohnabrechnung übergibt. Ob Ihre heutige Lösung reicht, zeigt der Zeiterfassungs-Check in wenigen Minuten.

Der Unterschied zu PZE und BDE

Die gesetzliche Pflicht betrifft die Personalzeiterfassung, also wer wann gearbeitet hat. Wer zusätzlich wissen will, woran gearbeitet wurde, etwa für Nachkalkulation und Produktionssteuerung, ergänzt die Betriebsdatenerfassung. Den Unterschied erklärt unser Ratgeber PZE vs. BDE.

Hinweis: Dieser Artikel gibt den Stand Juni 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Für arbeitsrechtliche Detailfragen ist Ihr Anwalt oder Ihre Arbeitgebervereinigung der richtige Ansprechpartner, für die technische Umsetzung sind wir es.

Luis Waidmann

B.Sc. Wirtschaftsinformatik · Digitale Transformation · COS Waidmann Systemhaus, Ravensburg