Schluss mit
Aktenordnern

ELO Digital Office ist ein deutsches Dokumentenmanagement-System (DMS) für die revisionssichere, digitale Archivierung von Belegen, Verträgen, Rechnungen und E-Mails. Statt in Ordnern und Postfächern liegen Dokumente strukturiert in einer zentralen Ablage, sind per Volltextsuche in Sekunden auffindbar und lassen sich über Workflows automatisiert weiterverarbeiten, etwa bei der Rechnungsfreigabe oder der Wiedervorlage von Vertragsfristen. Versionierung und Berechtigungskonzepte sorgen dafür, dass Änderungen nachvollziehbar bleiben und nur befugte Personen Zugriff erhalten. Wir setzen ELO als DMS-Lösung bei unseren Kunden ein und übernehmen Einführung, Ablagestruktur, Rechtekonzept, Schulung und laufende Betreuung. Als IT-Systemhaus aus Ravensburg, seit 1964 in der Region Oberschwaben und Bodensee tätig, verbinden wir das System mit Ihrer bestehenden Infrastruktur und Ihrem ERP. Einen Vergleich gängiger Systeme finden Sie in unserem Ratgeber „ELO vs. DocuWare".

Die GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen in elektronischer Form. GoBD-konform heißt: Steuerrelevante Dokumente werden unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar und über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinweg auffindbar archiviert, inklusive Protokollierung, wer wann was abgelegt oder geändert hat. Wichtig ist: Die Software allein macht ein Archiv nicht konform, entscheidend sind die korrekte Einrichtung und eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Belege in Ihrem Betrieb erfasst, abgelegt und aufbewahrt werden. Beides gehört bei uns zur Einführung dazu, ebenso die Abstimmung mit Ihrem Steuerberater, wo das sinnvoll ist. Bei einer späteren Betriebsprüfung liegt dann jeder angeforderte Beleg in Sekunden vor. Die Anforderungen im Detail erklärt unser Ratgeber zur GoBD-konformen Archivierung.

Das hängt vom Umfang ab: Eine fokussierte Einführung wie der digitale Rechnungseingang ist deutlich schneller umgesetzt als ein unternehmensweites Archiv mit mehreren Workflows und Altdaten-Übernahme. Wir arbeiten deshalb bewusst in Etappen: Zuerst analysieren wir Ihre Dokumentenprozesse und legen Ablagestruktur und Berechtigungen fest, dann geht ein klar umrissener Pilotbereich produktiv, meist der Rechnungseingang, weil der Nutzen dort sofort sichtbar ist. Weitere Abteilungen und Workflows folgen Schritt für Schritt, ohne dass Ihr Tagesgeschäft stillsteht. Auch Schulung und Eingewöhnung Ihres Teams planen wir realistisch ein, denn ein DMS lebt davon, dass alle es nutzen. Im kostenlosen Erstgespräch von rund 30 Minuten klären wir Ihren Bedarf und nennen Ihnen einen realistischen Zeitrahmen für Ihr Projekt. Wie eine Einführung typischerweise abläuft, zeigt unser Ratgeber zur DMS-Einführung.

In der Regel ja: ELO lässt sich an gängige Unternehmenssoftware anbinden, und genau diese Integration ist unsere Stärke. Als ERP-Spezialist für eEvolution, Sage 100 und enventa verbinden wir das Dokumentenmanagement direkt mit Ihren bestehenden Abläufen: Ausgangsrechnungen, Lieferscheine und Auftragsbelege wandern automatisch aus der Warenwirtschaft ins Archiv, Eingangsbelege lassen sich dem passenden Vorgang zuordnen. So entsteht eine durchgehende digitale Akte je Kunde oder Auftrag, ohne doppelte Ablage und ohne manuelles Nachpflegen. Falls eine Standardanbindung nicht reicht, entwickeln wir Schnittstellen auch individuell, unsere eigene Softwareentwicklung arbeitet dafür DACH-weit remote. Der Vorteil für Sie: ERP und DMS kommen aus einer Hand, mit festen Ansprechpartnern, die beide Systeme kennen. Welche Anbindung in Ihrem Fall sinnvoll ist, klären wir im kostenlosen Erstgespräch.

Schon kleine Betriebe profitieren: Sobald Ordner wachsen, Belege gesucht werden oder Aufbewahrungspflichten Aufwand erzeugen, rechnet sich die digitale Archivierung. Entscheidend ist weniger die Mitarbeiterzahl als die Frage, wie viel Zeit Ihr Team mit Suchen, Weiterreichen und Ablegen von Dokumenten verliert und wie sicher Sie bei einer Prüfung aufgestellt sind, denn die GoBD gelten unabhängig von der Betriebsgröße. Ein DMS wie ELO wächst dabei mit: Sie starten klein, etwa mit dem Rechnungseingang, und bauen später weitere Bereiche aus. Unsere Kunden sind Kleinunternehmen, Handwerksbetriebe und Mittelständler aus der Region Oberschwaben, Bodensee und Allgäu, von Ravensburg und Weingarten bis Friedrichshafen und Wangen. Ob sich der Einstieg für Ihren Betrieb lohnt, zeigt das kostenlose Erstgespräch, ergänzend hilft unser Ratgeber zum papierlosen Büro.

Beides ist möglich: ELO läuft wahlweise auf Ihrem eigenen Server vor Ort oder in einer deutschen Cloud. Der Betrieb im eigenen Haus bedeutet volle Datenhoheit und passt gut, wenn bereits Serverinfrastruktur vorhanden ist. Falls nötig liefern und betreuen wir die passende TERRA-Hardware gleich mit. Die Cloud-Variante spart eigene Serverpflege und ermöglicht den Zugriff aus dem Homeoffice oder von mehreren Standorten. In beiden Fällen richten wir das System DSGVO-konform ein, inklusive Backup und Berechtigungskonzept, und betreuen es anschließend per Fernwartung mit PC Visit oder persönlich vor Ort in der Region Oberschwaben und Bodensee. Wir beraten herstellerunabhängig und empfehlen den Weg, der zu Datenschutz, Infrastruktur und Budget passt. Eine Entscheidungshilfe bietet unser Ratgeber zu Server, NAS und Cloud.

Ja, laufende Belege werden direkt digital erfasst, vorhandene Bestände lassen sich nachträglich scannen und strukturiert einlesen. Wir empfehlen, mit dem laufenden Posteingang zu starten: So arbeitet Ihr Team vom ersten Tag an digital, ohne dass vorher ein Großprojekt nötig ist. Altbestände digitalisieren wir danach gezielt dort, wo sie wirklich gebraucht werden, etwa aktive Verträge, Personalunterlagen oder prüfungsrelevante Belege, statt alle Ordner auf einmal. Beim Einlesen werden die Dokumente verschlagwortet und der richtigen Akte zugeordnet, damit die Volltextsuche sie später zuverlässig findet. Ob und wann das Papier nach dem Scannen vernichtet werden darf, hängt von Dokumentart und Aufbewahrungspflichten ab, das klären wir gemeinsam und bei steuerrelevanten Unterlagen in Abstimmung mit Ihrem Steuerberater. So bleibt die Umstellung planbar und bezahlbar.