01
Beratung & Konzept
Wir analysieren Ihre Dokumentenprozesse vor Ort, definieren Ablagestruktur, Berechtigungen und Aufbewahrungsregeln, passend zu Ihrem Betrieb, nicht umgekehrt.
Dokumentenmanagement mit ELO
Schluss mit
Aktenordnern
Das Problem
Rechnungen im E-Mail-Postfach, Lieferscheine im Ordner, Verträge im Schrank, und bei jeder Rückfrage beginnt die Suche. Dazu wachsen die gesetzlichen Anforderungen: Steuerrelevante Belege müssen über Jahre unveränderbar und auffindbar aufbewahrt werden. Papierarchive und lose Dateiablagen können das nicht leisten.
Unsere Lösung
Wir führen das ELO Digital Office bei Ihnen ein, ein deutsches Dokumentenmanagement-System für revisionssichere, GoBD-konforme Archivierung. Jeder Beleg ist in Sekunden gefunden, Freigaben laufen als digitaler Workflow, und Ihr ERP ist direkt angebunden. Eingeführt und betreut von Ihrem Systemhaus vor Ort.
Was wir übernehmen
Von der Analyse
bis zum Betrieb
02
Einführung & Migration
Installation, Einrichtung und Übernahme Ihrer Bestandsdokumente. Ihr digitaler Rechnungseingang und die wichtigsten Workflows gehen zuerst live, schnell sichtbarer Nutzen.
03
GoBD & Workflows
Revisionssichere Archivierung, Versionierung und Prozessautomatisierung: Rechnungsfreigabe, Vertragsfristen, digitale Personalakte, sauber dokumentiert.
04
Schulung & Betrieb
Inhouse-Schulung für Ihr Team, laufende Betreuung, Updates und Support, per Fernwartung oder persönlich vor Ort in der Region Ravensburg.
So starten wir
In drei Schritten
zum digitalen Archiv
1
Erstgespräch
Kostenlos und unverbindlich: Wir schauen uns Ihre Dokumentenprozesse an und zeigen, wo ELO den größten Hebel hat.
2
Pilotbereich
Wir starten mit einem klar umrissenen Bereich, meist dem Rechnungseingang, und gehen in wenigen Wochen produktiv.
3
Ausbau & Betreuung
Weitere Abteilungen und Workflows folgen Schritt für Schritt. Wir bleiben Ihr fester Ansprechpartner im Betrieb.
Typische Einsatzfälle
Wo ELO im Alltag
sofort entlastet
01
Digitaler Rechnungseingang
Eingangsrechnungen werden erfasst, den richtigen Personen zur Freigabe vorgelegt und revisionssicher abgelegt. Der häufigste Einstieg, weil der Nutzen sofort sichtbar ist.
02
Verträge & Fristen
Verträge liegen zentral, mit automatischer Erinnerung an Kündigungs- und Verlängerungsfristen. Keine teuren Versäumnisse mehr, weil ein Termin im Ordner verschwand.
03
Digitale Personalakte
Arbeitsverträge, Bescheinigungen und Nachweise je Mitarbeiter strukturiert und zugriffsgeschützt, nur berechtigte Personen sehen, was sie sehen dürfen.
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Archiv für die Steuerprüfung
Belege, Buchungen und E-Mails GoBD-konform und vollständig archiviert. Bei der nächsten Betriebsprüfung ist jedes Dokument in Sekunden auf dem Tisch.
Gut zu wissen
Häufige Fragen zu ELO & DMS
Was ist ELO Dokumentenmanagement?
ELO Digital Office ist ein deutsches Dokumentenmanagement-System (DMS) für die revisionssichere, digitale Archivierung von Belegen, Verträgen, Rechnungen und E-Mails. Dokumente werden strukturiert abgelegt, sind per Volltextsuche in Sekunden auffindbar und lassen sich über Workflows automatisiert weiterverarbeiten.
Was bedeutet GoBD-konforme Archivierung?
Die GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen in elektronischer Form. GoBD-konform heißt: Steuerrelevante Dokumente werden unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar und über die gesetzliche Frist hinweg auffindbar archiviert. ELO unterstützt diese Anforderungen, die korrekte Einrichtung und eine passende Verfahrensdokumentation gehören zu unserer Einführung dazu.
Wie lange dauert eine DMS-Einführung?
Das hängt vom Umfang ab: Eine fokussierte Einführung (z. B. digitaler Rechnungseingang) ist deutlich schneller umgesetzt als ein unternehmensweites Archiv mit mehreren Workflows. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Ihren Bedarf und nennen Ihnen einen realistischen Zeitrahmen für Ihr Projekt.
Funktioniert ELO mit unserem ERP-System?
In der Regel ja. ELO lässt sich an gängige Unternehmenssoftware anbinden, als ERP-Spezialist (eEvolution, Sage, enventa) integrieren wir das Dokumentenmanagement direkt in Ihre bestehenden Abläufe, etwa für die automatische Belegablage aus der Warenwirtschaft.
Für welche Unternehmensgröße lohnt sich ein DMS?
Schon kleine Betriebe profitieren: Sobald Ordner wachsen, Belege gesucht werden oder Aufbewahrungspflichten Aufwand erzeugen, rechnet sich die digitale Archivierung. Unsere Kunden sind Kleinunternehmen, Handwerksbetriebe und Mittelständler aus der Region Ravensburg/Bodensee.
Werden die Dokumente in der Cloud oder bei uns im Haus gespeichert?
Beides ist möglich. ELO läuft wahlweise auf Ihrem eigenen Server vor Ort oder in einer deutschen Cloud. Welcher Weg passt, hängt von Datenschutz, vorhandener Infrastruktur und Ihren Wünschen ab, wir beraten herstellerunabhängig und richten beide Varianten DSGVO-konform ein.
Können wir bestehende Papierordner und Altdokumente übernehmen?
Ja. Laufende Belege werden direkt digital erfasst, vorhandene Bestände lassen sich nachträglich scannen und strukturiert einlesen. Wir empfehlen, mit dem laufenden Posteingang zu starten und Altbestände gezielt dort zu digitalisieren, wo sie wirklich gebraucht werden, statt alles auf einmal.
Dokumentenchaos beenden?
Kostenloses Erstgespräch, wir zeigen Ihnen ELO live an Ihren eigenen Prozessen.
Kostenlos und unverbindlich · Antwort in einem Werktag · ehrliche Einschätzung statt Verkaufsdruck