Zeiterfassung &
BDE

PZE (Personalzeiterfassung) erfasst die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter: Kommen, Gehen, Pausen, Urlaub und Mehrarbeit. BDE (Betriebsdatenerfassung) erfasst, woran gearbeitet wird: Aufträge, Arbeitsgänge, Mengen und Maschinenzeiten in der Produktion. Vereinfacht beantwortet PZE die Frage, wer wann gearbeitet hat, und BDE die Frage, wofür diese Zeit eingesetzt wurde. Für die Lohnabrechnung genügt oft die reine PZE, für ehrliche Nachkalkulation und Produktionsplanung braucht es die BDE dazu. Beide ergänzen sich und laufen in TIME-INFO in einem System zusammen, sodass Zeiten nur einmal erfasst werden. Viele Betriebe starten mit der PZE und ergänzen die BDE später, wenn die Nachkalkulation wichtiger wird. Welche Reihenfolge für Ihren Betrieb sinnvoll ist, hängt von Branche und Fragestellung ab, ausführlich erklärt in unserem Ratgeber „PZE vs. BDE".

Ja, nach der Rechtsprechung von EuGH und Bundesarbeitsgericht müssen Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch erfassen, unabhängig von der Betriebsgröße. Offen ist derzeit vor allem die genaue Form, die der Gesetzgeber noch ausgestalten muss. Praktisch bedeutet das: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen nachvollziehbar dokumentiert sein, Vertrauensarbeitszeit entbindet nicht von der Aufzeichnung. Eine digitale Zeiterfassung wie TIME-INFO setzt das zuverlässig um, ohne Zettelwirtschaft und ohne Excel-Listen zum Monatsende, und liefert die Nachweise, falls danach gefragt wird. Zugleich profitieren Betriebe im Alltag: Überstunden, Zuschläge und Urlaubskonten sind jederzeit aktuell statt umstritten. Für die rechtliche Bewertung Ihres Einzelfalls empfehlen wir die Abstimmung mit Ihrer Rechtsberatung. Mehr dazu in unserem Ratgeber zur Zeiterfassungspflicht.

Je nach Arbeitsplatz unterschiedlich, und in TIME-INFO auch gemischt im selben Betrieb: In Werkhalle oder am Eingang buchen Mitarbeiter am robusten Terminal mit Karte oder Transponder, im Büro direkt am PC, unterwegs per App auf dem Smartphone oder im Browser. Die automatische Schichterkennung ordnet Buchungen auch bei wechselnden Arbeitszeiten dem richtigen Schichtmodell zu, inklusive der zugehörigen Zuschläge. Pausen, Dienstgänge und Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit werden ebenfalls erfasst beziehungsweise beantragt und genehmigt, sodass die Zeitkonten jederzeit vollständig sind. Für die Produktion kommt auf Wunsch die auftragsbezogene Buchung dazu: Mitarbeiter melden sich an einem Arbeitsgang an und ab, daraus entstehen die Betriebsdaten für die Nachkalkulation. Welche Erfassungswege für Ihre Arbeitsplätze sinnvoll sind, klären wir bei der Einführung gemeinsam.

Ja, das ist einer der größten Vorteile der digitalen Erfassung: Erfasste Zeiten, Zuschläge und Abwesenheiten fließen direkt in die Lohn- und Gehaltsabrechnung, statt am Monatsende von Hand übertragen zu werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern beseitigt die typischen Übertragungsfehler, die sonst zu Rückfragen und Korrekturen führen. Schicht- und Nachtzuschläge berechnen sich nach den hinterlegten Regeln automatisch, Urlaubskonten und Überstunden sind für Mitarbeiter wie Lohnbuchhaltung jederzeit nachvollziehbar. Als Spezialist für Lohnbuchhaltung und Zeiterfassung richten wir den durchgängigen Prozess ein, von der Buchung am Terminal bis zum Export in Ihre Lohnabrechnung, und betreuen ihn im laufenden Betrieb. Falls Ihre Lohnabrechnung extern beim Steuerberater liegt, stellen wir die Daten in dessen Format bereit. So wird aus Zeiterfassung und Lohn ein Datenfluss statt zweier getrennter Welten.

Die Kosten richten sich nach der Zahl der Mitarbeiter, den gewünschten Modulen (reine PZE oder auch BDE) und der Hardware vor Ort, deshalb wäre jede Pauschalzahl an dieser Stelle unseriös. Grob gilt: Ein Bürobetrieb, der am PC und mobil bucht, startet deutlich schlanker als ein Produktionsbetrieb mit mehreren Terminals und auftragsbezogener Erfassung. Wir starten bewusst mit dem Umfang, der im Alltag schon trägt, und erweitern erst, wenn der Bedarf da ist, so bleibt die Investition überschaubar. Vor dem Projekt nennen wir einen verbindlichen Rahmen für Einführung, Hardware und laufende Kosten, damit Sie kalkulieren können und keine Überraschungen erleben. Eine erste ehrliche Einordnung, was ein System für Ihre Betriebsgröße bedeutet, bekommen Sie im kostenlosen Erstgespräch, gern mit einer Live-Ansicht von TIME-INFO.

Oft reicht die vorhandene Ausstattung: Im Büro buchen Mitarbeiter am PC, im Außendienst per Smartphone-App oder Browser, dafür ist keine zusätzliche Hardware nötig. Für Werkhalle, Eingang oder Schichtbetrieb liefern und montieren wir robuste Terminals mit Karten- oder Transponder-Leser, die den rauen Alltag aushalten. Wie viele Terminals sinnvoll sind, hängt von Laufwegen und Stoßzeiten ab: Wenn morgens eine ganze Schicht durch eine Tür kommt, sollte niemand Schlange stehen müssen. Als Systemhaus mit eigener Hardware-Sparte übernehmen wir Auswahl, Lieferung, Montage und Verkabelung komplett und binden die Geräte sauber in Ihr Netzwerk ein. Was an Ihrem konkreten Arbeitsplatz gebraucht wird, klären wir vor Ort und nicht von der Stange, auch eine Kombination aus Terminal, PC und App ist üblich.

Wenn es einen Betriebsrat gibt, ist die Einführung einer Zeiterfassung in der Regel mitbestimmungspflichtig, denn sie ist eine technische Einrichtung, die Verhalten und Leistung der Beschäftigten erfassen kann. Unsere Erfahrung: Die Einführung gelingt deutlich reibungsloser, wenn der Betriebsrat früh eingebunden wird, statt vor vollendete Tatsachen gestellt zu werden. Wir liefern dafür die nötige Transparenz: was genau erfasst wird, wer welche Daten sieht, wie lange sie gespeichert werden und wie sie geschützt sind. Auf dieser Basis lässt sich eine Betriebsvereinbarung sauber formulieren. Häufig hilft auch die Erfahrung aus anderen Einführungen, etwa welche Regelungen sich zu Pausenbuchung oder mobiler Erfassung bewährt haben. Die rechtliche Ausgestaltung der Vereinbarung stimmen Sie mit Ihrer Rechtsberatung ab, wir liefern die technischen Fakten und Einstellungen dazu.

Ja. Mitarbeiter im Außendienst, auf der Baustelle oder im Homeoffice erfassen ihre Zeiten per App oder im Browser, auf Wunsch auftragsbezogen, damit auch unterwegs sauber zugeordnet wird, woran gearbeitet wurde. Für den Betrieb gilt damit dieselbe Erfassung für alle, unabhängig vom Arbeitsort, und die Zeitkonten bleiben vollständig, ohne dass jemand Stunden nachträglich aus dem Gedächtnis rekonstruiert. Das ist auch mit Blick auf die Erfassungspflicht relevant, denn Homeoffice-Zeiten müssen genauso dokumentiert werden wie Präsenzzeiten. Anträge für Urlaub oder Gleittage lassen sich ebenfalls mobil stellen und genehmigen, sodass Prozesse nicht auf den nächsten Bürotag warten. Die mobile Erfassung lässt sich auf Wunsch mit Regeln versehen, etwa welche Buchungsarten unterwegs möglich sind. Wie Sie mobiles Buchen im Team einführen, zeigen wir in der Schulung.