Wie zukunftssicher ist Ihre Zeiterfassung?

Die Rechtsprechung verlangt, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit systematisch erfasst werden. Systematisch heißt in diesem Zusammenhang: nachvollziehbar, verlässlich und nicht erst rückwirkend rekonstruiert. Ein Zettel, der am Monatsende aus dem Gedächtnis ausgefüllt wird, erfüllt das nicht. Die Form ist dabei nicht vorgeschrieben, es muss also keine bestimmte Software sein, aber die Erfassung muss zeitnah geschehen und überprüfbar bleiben, auch bei nachträglichen Korrekturen. Für Betriebe mit Schichtbetrieb, Außendienst oder auftragsbezogener Arbeit kommt hinzu, dass sich Zeiten sauber zuordnen lassen sollten, sonst fehlt die Grundlage für Nachkalkulation und Lohnabrechnung gleichermaßen. Dieser Text ersetzt keine Rechtsberatung; für die Bewertung Ihres Einzelfalls sprechen Sie bitte mit Ihrer Rechts- oder Steuerberatung.

Er geht die Punkte durch, an denen Zeiterfassung im Alltag scheitert: Wie wird erfasst, wie kommen die Daten in die Lohnabrechnung, was passiert bei nachträglichen Korrekturen, wie werden Überstunden und Urlaub geführt, und lassen sich Zeiten einem Auftrag zuordnen. Am Ende steht eine Einschätzung, ob Ihre Erfassung sauber läuft oder an welcher Stelle sie Zeit und Rechtssicherheit kostet. Das Ergebnis erscheint sofort im Browser, ohne Anmeldung und ohne Übertragung an uns. Wenn Sie es uns senden, ordnen wir es ein und sagen Ihnen, ob ein Systemwechsel nötig ist oder ob sich Ihre vorhandene Lösung anpassen lässt. Nach unserer Erfahrung genügt häufig Letzteres, weil viele Betriebe eine Zeiterfassung besitzen, sie aber nie vollständig eingerichtet oder an die Lohnabrechnung angebunden haben.

Nicht zwangsläufig. Viele Betriebe haben bereits eine Zeiterfassung, nutzen sie aber nur zur Hälfte oder haben sie nie an die Lohnabrechnung angebunden. In diesen Fällen ist die Anbindung der deutlich günstigere Weg als ein neues System, und sie löst den größten Teil des Problems, nämlich den Übertrag von Hand. Ein Wechsel lohnt sich dann, wenn die vorhandene Lösung keine nachvollziehbare Korrekturhistorie führt, keine auftragsbezogenen Zeiten erfassen kann oder vom Hersteller nicht mehr gepflegt wird. Wir arbeiten mit TIME-INFO, sagen aber offen, wenn Ihr bestehendes System ausreicht; ein Austausch ohne Not verursacht nur Schulungsaufwand und Widerstand in der Belegschaft. Was ein Wechsel konkret bedeutet, welche Schritte anfallen und woran Einführungen scheitern, beschreibt unser Ratgeber zur Einführung eines Zeiterfassungssystems.