KI-Studio · Case 03
Belege, die sich selbst einlesen
Das Problem
Jede Woche derselbe Stapel: Eingangsrechnungen abtippen, Lieferscheine abgleichen, Post sortieren, Belege im richtigen Ordner ablegen. Das kostet Stunden, produziert Tippfehler und am Ende sucht trotzdem jemand eine Rechnung, die „irgendwo" liegt.
Die Lösung
Eine Dokumenten-KI nimmt jeden Beleg entgegen, egal ob gescannt, per Mail oder als PDF. Sie liest Lieferant, Beträge, Positionen und Fristen aus, legt das Dokument revisionssicher in ELO ab und stößt den passenden Workflow an, etwa die Rechnungsfreigabe. Ihr Team prüft nur noch, statt abzutippen.
So funktioniert es
Vom Posteingang
ins Archiv
Erfassen
Belege kommen an, wie sie eben kommen: als Scan, E-Mail-Anhang oder Download. Die KI nimmt alle Wege entgegen, ohne dass jemand vorsortieren muss.
Verstehen
Sie erkennt Dokumenttyp, Lieferant, Rechnungsnummer, Beträge und Fristen. Unklare Fälle landen in einer Prüfliste, nicht falsch im Archiv.
Ablegen und anstoßen
Das Dokument wandert revisionssicher in ELO, sauber verschlagwortet und im Volltext durchsuchbar. Gleichzeitig startet der passende Workflow, etwa zur Freigabe oder an die Buchhaltung.
Werkzeuge, mit denen wir arbeiten:
Die Brücke zu Ihrem Bestand
Wir verbinden die KI-Erkennung direkt mit dem ELO-Dokumentenmanagement und auf Wunsch mit Ihrer Warenwirtschaft. Es entsteht keine neue Insel, sondern ein durchgängiger Prozess vom Posteingang bis zur Buchung. Mehr zum Fundament: ELO Dokumentenmanagement.
So gehen wir mit Daten um
Geschäftsbelege sind sensibel. Wo die KI-Verarbeitung stattfindet, ob in der EU-Cloud oder auf Ihren eigenen Systemen, legen wir gemeinsam fest. Auftragsverarbeitung, Datensparsamkeit und Löschkonzepte gehören bei uns zum Projektumfang, nicht zum Kleingedruckten.
Gut zu wissen
Häufige Fragen zur Dokumenten-KI
Wie zuverlässig liest die KI unsere Belege?
Sehr zuverlässig bei Standardbelegen wie Rechnungen und Lieferscheinen. Entscheidend ist das Sicherheitsnetz: Was die KI nicht eindeutig erkennt, landet in einer Prüfliste für Ihr Team statt falsch im Archiv. Sie behalten immer die Kontrolle.
Brauchen wir dafür zwingend ELO?
Nein. Mit ELO spielt die Lösung ihre volle Stärke aus, weil Erkennung, revisionssichere Ablage und Workflows aus einer Hand kommen. Die KI-Erkennung lässt sich aber auch an andere Systeme und an Ihre Warenwirtschaft anbinden.
Ist das GoBD-konform?
Die Ablage in ELO ist revisionssicher und damit die Grundlage für GoBD-konforme Archivierung. Die KI ändert daran nichts, sie beschleunigt nur den Weg des Dokuments dorthin. Aufbewahrungsfristen und Unveränderbarkeit bleiben gewährleistet.
Wie viele Stunden kostet Sie der Belegstapel?
Machen Sie den KI-Potenzial-Check oder zeigen Sie uns einen typischen Beleg, wir zeigen Ihnen den Rest.
Kostenlos und unverbindlich · Antwort in einem Werktag · ehrliche Einschätzung statt Verkaufsdruck