KI-Studio · Case 05
Firmenwissen, das endlich antwortet
Das Problem
Das Wissen Ihres Betriebs liegt verstreut: in Ordnern auf dem Server, in alten Mails, in Verträgen, in den Köpfen langjähriger Mitarbeiter. Wer etwas braucht, sucht, oder fragt die eine Kollegin, die es weiß. Neue Mitarbeiter brauchen Monate, bis sie sich zurechtfinden, und wenn jemand geht, geht Wissen mit.
Die Lösung
Ein Firmen-Copilot wird an Ihre eigenen Quellen angebunden, vom ELO-Archiv über die Dateiablage bis zum Wiki. Danach fragt Ihr Team in normaler Sprache: Wie war die Kulanzregelung beim Kunden Maier? Was steht im Wartungsvertrag zur Reaktionszeit? Die Antwort kommt in Sekunden, mit Quellenangabe zum Nachprüfen.
So funktioniert es
Vom Aktenschrank
zum Ansprechpartner
Anbinden
Wir verbinden den Copilot mit den Quellen, die Sie freigeben: ELO-Archiv, Dateiserver, Handbücher, Wiki. Die Dokumente bleiben, wo sie sind, der Copilot baut nur einen durchsuchbaren Index darüber. Zugriffsrechte werden mit übernommen.
Fragen
Ihr Team stellt Fragen wie einem erfahrenen Kollegen, im Browser oder direkt im gewohnten Arbeitsumfeld. Der Copilot antwortet aus den Unterlagen und verlinkt die Fundstelle. Wer es genau wissen will, ist mit einem Klick im Originaldokument.
Aktuell bleiben
Neue und geänderte Dokumente fließen automatisch in den Index ein, der Copilot kennt also immer den aktuellen Stand. Häufige Fragen ohne gute Antwort macht er sichtbar: So sehen Sie, wo Dokumentation fehlt, bevor es jemand vermisst.
Werkzeuge, mit denen wir arbeiten:
Die Brücke zu Ihrem Bestand
Die stärkste Wissensquelle ist ein gepflegtes Archiv. Wir verbinden den Copilot direkt mit dem ELO-Dokumentenmanagement, revisionssichere Ablage und KI-Auskunft greifen dann ineinander. Das Fundament dazu: ELO Dokumentenmanagement, die Zuarbeit erledigt die Dokumenten-KI.
So gehen wir mit Daten um
Firmenwissen gehört nicht in fremde Trainingsdaten. Ihre Dokumente werden ausschließlich für die Beantwortung Ihrer Fragen verwendet, nicht zum Training von KI-Modellen. Wo Index und Verarbeitung laufen, ob EU-Cloud oder eigene Systeme, legen wir gemeinsam fest. Auftragsverarbeitung und Löschkonzepte gehören zum Projektumfang.
Gut zu wissen
Häufige Fragen zum Firmen-Copilot
Erfindet die KI Antworten, wenn sie etwas nicht weiß?
Der Copilot antwortet nur aus Ihren angebundenen Unterlagen und nennt zu jeder Antwort die Quelle, anklickbar bis zum Originaldokument. Findet er nichts Belastbares, sagt er das, statt zu raten. Genau diese Quellenpflicht unterscheidet einen Firmen-Copilot von einem frei plaudernden Chatbot.
Sieht dann jeder Mitarbeiter alles?
Nein. Der Copilot übernimmt die Zugriffsrechte Ihrer Ablage: Wer ein Dokument heute nicht öffnen darf, bekommt es auch in keiner Antwort zu sehen. Lohnunterlagen, Verträge und Geschäftsführungsthemen bleiben so geschützt wie bisher.
Müssen wir vorher unsere Ablage aufräumen?
Nicht zwingend. Der Copilot kommt mit gewachsenen Ordnerstrukturen besser zurecht als jede Volltextsuche. Sinnvoll ist ein kurzer gemeinsamer Blick darauf, welche Quellen aktuell und verbindlich sind, damit veraltete Dokumente die Antworten nicht verwässern.
Welche Frage kostet Ihr Team jede Woche Zeit?
Nennen Sie uns drei typische Suchfälle aus Ihrem Alltag, wir zeigen Ihnen, wie der Copilot sie beantwortet.
Kostenlos und unverbindlich · Antwort in einem Werktag · ehrliche Einschätzung statt Verkaufsdruck