KI-Studio · Case 04
Ein Postfach, das sich selbst vorsortiert
Das Problem
Die erste Stunde des Tages gehört dem Postfach: Anfragen sortieren, Standardfragen zum dritten Mal beantworten, Mails an Kollegen weiterleiten, Wichtiges aus dem Rauschen fischen. Und während das Team aufräumt, wartet der Kunde, der eigentlich nur eine schnelle Antwort wollte.
Die Lösung
Ein Inbox-Agent liest jede eingehende Anfrage, erkennt Anliegen und Dringlichkeit und handelt nach Ihren Regeln: Standardfragen beantwortet er direkt, für alles Übrige legt er einen fertigen Antwortentwurf samt Hintergrundinfos in Ihr Postfach. Ihr Team liest, korrigiert kurz und drückt auf Senden. Heikles geht ungefiltert an einen Menschen.
So funktioniert es
Vom Eingang
zur fertigen Antwort
Verstehen
Jede Mail wird gelesen und eingeordnet: Worum geht es, wie dringend ist es, wer sollte es bearbeiten? Bestellung, Reklamation, Terminwunsch und Rechnungsfrage landen in unterschiedlichen Spuren statt in einem Stapel.
Vorbereiten
Standardfragen beantwortet der Agent direkt, wenn Sie das freigegeben haben. Für alles andere entsteht ein Antwortentwurf in Ihrem Ton, angereichert mit dem, was die KI aus Ihren freigegebenen Unterlagen weiß.
Übergeben
Ihr Team sieht ein vorsortiertes Postfach mit fertigen Entwürfen und einer Dringlichkeitsmarkierung. Beschwerden und Sonderfälle eskaliert der Agent sofort an einen Menschen. Auf Wunsch landet jeder Vorgang zusätzlich sauber abgelegt in ELO.
Werkzeuge, mit denen wir arbeiten:
Die Brücke zu Ihrem Bestand
Der Agent arbeitet in Ihrem vorhandenen Postfach, etwa Microsoft 365, es gibt kein neues Tool, in das jemand schauen muss. Vorgänge lassen sich an Warenwirtschaft und Dokumentenmanagement anbinden, damit aus der Mail direkt der richtige Prozess wird. Verwandt: die Dokumenten-KI für Belege und Anhänge.
So gehen wir mit Daten um
E-Mails enthalten Kundendaten, entsprechend ernst nehmen wir die Verarbeitung. Sie geben frei, welche Postfächer der Agent sieht, und wir legen gemeinsam fest, wo die KI-Verarbeitung läuft, ob in der EU-Cloud oder auf Ihren Systemen. Auftragsverarbeitung, Datensparsamkeit und Löschkonzepte gehören zum Projektumfang.
Gut zu wissen
Häufige Fragen zum Inbox-Agent
Merken Kunden, dass eine KI mitarbeitet?
Bei uns gehen Antworten in heiklen oder individuellen Fällen nie automatisch raus. Die KI legt einen Entwurf in Ihr Postfach, ein Mensch liest, passt an und sendet. Vollautomatische Antworten gibt es nur dort, wo Sie es ausdrücklich wollen, etwa bei Standardfragen zu Öffnungszeiten oder Lieferstatus.
Was passiert mit Beschwerden und heiklen Anfragen?
Genau dafür ist die Eskalationsregel da: Die KI erkennt Tonfall und Thema und leitet solche Mails ungefiltert an einen Menschen weiter, markiert als dringend. Sie definieren mit uns vorab, was die KI anfassen darf und was grundsätzlich nicht.
Liest die KI dann unser ganzes Postfach mit?
Sie verarbeitet nur die Postfächer und Ordner, die Sie freigeben, typischerweise zentrale Adressen wie info@ oder service@. Persönliche Postfächer bleiben außen vor, sofern Sie es nicht anders entscheiden. Wo die Verarbeitung läuft, ob EU-Cloud oder eigene Systeme, legen wir gemeinsam fest.
Wie viele Stunden steckt Ihr Team im Postfach?
Machen Sie den KI-Potenzial-Check oder schildern Sie uns Ihre drei häufigsten Anfragen, wir zeigen Ihnen den Rest.
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